Skip to content
August 11, 2020
7 minutes

Kunsten at implementere transportaftaler – rundbordssamtale

En rundbordssamtale om temaet Carrier RFQ compliance. Fokus for samtalen er, hvordan implementeringen af nye transportaftaler udrulles og efterleves. Omkring bordet sidder Peter Olofsson, IKEA Components, Lars Jarmander, Orkla Group, Dan Andersson, Chalmers, Henrik Malmrup, Hiab, Stefan Isacson, Schenker samt Johan Hellman og Roland Jansson fra Unifaun. Samtalen ledes af Stefan Karlöf, Supply Chain Effect.– Jeg må sige, at generelt set fungerer det rigtigt godt i IKEA. Både hvad gælder det at implementere samt at få transportørerne og vores medarbejdere til at holde sig til aftalen. Men vi har længe arbejdet med at skabe processer og rutiner til dette. Vi har en tydelig struktur af regler, som regulerer KPI'er og alt fra det juridiske, hvordan tvister skal løses, og hvordan vi følger op på og måler præstationer og omkostninger. Det er sågar lykkedes os at skabe en vældig god synlighed i forsyningsprocessen – fra leverandører og fabrikker til varehus og slutforbrugere, siger Peter Olofsson, ansvarlig for transport- og procesudvikling i IKEA Components og tidligere global ansvarlig for indkøb af IKEA-koncernens landtransporter. – I min nuværende rolle arbejder jeg med at strukturere og inkorporere IKEA Components i det system og den struktur for transporter, som gælder for resten af koncernen. I det arbejde er der definitivt forbedringspotentialer, men vi har en stor fordel af, at der allerede findes et velfungerende apparat for dette i koncernen, fortæller Peter Olofsson. IKEA har på nuværende tidspunkt cirka 150 transportleverandører globalt. Det er forholdsvis få med tanke på, at der mange gange behøves lokale nichespillere, som kan geografien. Den globale transportvirksomhed styres centralt fra Schweiz og også regionalt, f.eks. styres transportarbejdet i Europa centralt som en fælles organisation, med fælles IT-system, kontroltårn og processer. IKEA Components AB er en virksomhed i IKEA-gruppen, som forsørger koncernens leverandører med de råmaterialer og komponenter, der anvendes i IKEA's møbler.Store forskelle mellem forskellige virksomhederI IKEA er transporternes andel af varernes værdi stor, omkostningsbevidstheden høj, og transport og logistik har længe været et prioriteret område. Deltagerne omkring bordet konstaterer, at dette afviger meget i forskellige virksomheder. – I Orkla Group har vi store udfordringer, selvom vi er kommet et godt stykke hen ad vejen. I en decentraliseret organisation med næsten halvfjerds juridiske enheder og fabrikker her og der har vi en kultur, hvor de forskellige enheder er vant til at bestemme selv. At hovedkontoret siger, hvordan det skal være, er ikke nok. Der behøves en fælles forståelse, forankring og samarbejde mellem os, som arbejder centralt, og dem, der arbejder i virksomheden, forklarer Lars Jarmander, senior vicedirektør for logistik i Orkla Group.Forankring er A og Å Lars Jarmander har arbejdet i Orkla Group i godt og vel 2 år. Én af hovedopgaverne er at centralisere, effektivisere, finde synergier og standardisere transportvirksomheden. – For et år siden havde vi 47 transportleverandører, i dag har vi 38. Måske burde vi have skåret endnu mere ned, men vi har valgt at gøre det trinvist og sammen med organisationen. Ofte er interessen for disse spørgsmål ganske lav hos den øverste ledelse. Det gør, at man mister en masse potentialer, siger Lars Jarmander. Samtalen foregår om betydningen af at forankre. Også her synes alle at være enige om, at forankring og delagtighed er absolut afgørende for succes, og det gælder om at involvere den egne organisation såvel som transportørerne. – Et almindeligt problem, som vi oplever temmelig ofte, er, at en indkøbsorganisation eller lignende har indkøbt noget, som ikke reflekterer det, virksomheden behøver og har bestilt. Når vi senere kommer ind og skal levere, så forstår vi meget hurtigt, at der er en fejl i transportaftalen. Det er et typisk eksempel på, hvor vigtigt det er at involvere alle parter tidligt i processen, hvis en aftale skal kunne implementeres, forklarer Stefan Isacson, Head of Business Development i DB Schenker og chef for et team, som har ansvaret for at udvikle og implementere transportløsningerne for Schenkers hundrede største kunder. – Vi ser jo virkelig hele floraen af forskellige aktører. Alle, fra dem, der har tjek på tingene, til dem, der ikke er så strukturerede og krævende. En almindelig udfordring er, at kunden ofte anser, at alt, som ikke er udtrykkeligt beskrevet i aftalen, skal indgå i basisprisen. Vi mener derimod, at det skal stå i aftalen for at være gyldigt, og fremfor alt så vil vi sikre de tjenester, som indgår i aftalen, siger Stefan Isacson.Behov for virksomhedsforståelseEn tydelig konklusion på samtalen er dermed, at de, der indkøber transportløsningerne, virkelig skal forstå virksomheden og have en god logistisk viden. Det er definitivt ikke nok at være en dygtig forhandler. En erfaring er, at når indkøbsorganisationen leder transportindkøbene, bliver det hurtigt et prisspørgsmål, hvor man mange gange ikke sidder tilstrækkeligt nær virksomheden og dermed ikke formår at opfylde kravsspecifikationerne. Det kan gøres centralt, men af personer, der forstår hele virksomhedens forsyningskæde og i nært samarbejde med de forskellige forretningsområder og i en virksomhed med en operativ forankring, siger Henrik Malmrup, Director Service Excellence & Supply Chain i Hiab Services. Hiab er en førende leverandør af produkter til lasthåndtering med bl.a. varemærkerne Loglift, Jonsered, MOFFETT og Zepro. – Betydningen af transportkompetence hos dem, der køber transporterne, kan næppe overvurderes. Dette er noget, der pointeres af transportindkøbere ved vores workshops. Vi ser også i vores rundspørger, at de, der vælger transportformer, i overvejende grad er transportchefer, siger Dan Andersson, docent på afdelingen Service Management and Logistics, Chalmers. Dan Andersson er én af ildsjælene bag Transportinköpspanelen, hvis mål er gennem forskning i nært samarbejde med næringslivet at bidrage til mere effektivt indkøbsarbejde, bedre logistik og reduceret miljøpåvirkning fra transporter.Øget ledelsesfokusHenrik Malmrup konstaterer, at transporter næsten aldrig er kernevirksomhed. Derfor er det også svært at få ressourcer og det rette fokus fra ledelsen. – Det er som for logistik i almindelighed, at det ofte bare bliver betragtet som en udgiftspost – noget, der skal fungere, uden at det koster penge. Her findes en fælles udfordring for alle, som arbejder med logistik og transport, som er at vise, hvordan vi kan skabe værdi og konkurrenceevne. Lars Jarmander er enig. Ledelsen ser, at transporterne udgør en stor del af logistikomkostningerne, men at betragte transporterne som en kilde til øget konkurrenceevne er usædvanligt. – Desværre får transporterne mest opmærksomhed, når de ikke fungerer, og der findes sjældent den organisation og den kompetence, der er nødvendig for at udvikle og forbedre.IT-systemets rolleEn fællesnævner for alle deltagerne under samtalen er, at de anvender Unifauns TMS (Transport Management System) i deres virksomheder. Spørgsmålet bliver derfor uundgåeligt: Hvordan kan IT-systemer, inklusive TMS- og TA-systemer, anvendes til at implementere og sikre efterlevelsen af transportaftaler? – TMS-systemet styrer transportvalget og gør det muligt at følge op på transportomkostninger og præstationer. De vælger pr. automatik i henhold til fastsatte regler, så transportkøberen ikke skal overveje, hvilken type transporttjeneste, der skal vælges. At indføre et nyt system stiller også krav om, at man har styr og orden på sine aftaler og leverandører, hvilket kan bidrage til en nemmere implementering og sikre, at aftalen efterleves, siger Henrik Malmrup. De øvrige deltagere nikker samtykkende. Alle er enige om, at et TMS-system er enormt vigtigt, men igen betones vægten af at have organisationen, lokale virksomheder og enheder med sig i arbejdet om at udvikle og indkøbe transportaftaler.OpskriftenNøglen til at kunne implementere og skabe efterlevelse omkring transportaftalen synes at være at få engagement, involvering og forståelse for behovene. Det er grundlaget for korrekte kravspecifikationer, veludformede aftaler og gode leverandørdialoger. Derudover behøves der strukturer, processer og IT-systemer – inklusive TMS – til at håndtere aftaler og transportadministration. Og når alt dette er på plads, bliver anretningen fuldkommen, hvis den øverste ledelse er engageret, kyndig og har forståelse for transporternes rolle som konkurrencemiddel og værdiskabere!

Søg