Hyppää sisältöön
August 11, 2020
6 minutes

Kuljetussopimuksen tekemisen taito – pyöreän pöydän keskustelut

Kuljetusliikkeiden tarjouspyynnönmukaisuutta koskeva pyöreän pöydän keskustelu. Keskustelun pääaiheena on uusien kuljetussopimusten käytännön toteutus ja noudattaminen. Pöydän ympärillä istuvat Peter Olofsson, IKEA Components, Lars Jarmander, Orkla Group, Dan Andersson, Chalmers, Henrik Malmrup, Hiab, Stefan Isacson, Schenker sekä Unifaunin Johan Hellman ja Roland Jansson. Keskustelua johtaa Stefan Karlöf, Supply Chain Effect.– On sanottava, että IKEAssa tämä toimii erittäin hyvin. Se koskee sekä toteutusta että kuljetusliikkeiden ja omien työntekijöidemme toimintaa sopimusten mukaisesti. Mehän aloimme jo kauan sitten luoda tarvittavia prosesseja ja käytänteitä. Meillä on tiiviisti ohjattu paketti, joka säätelee KPI:tä ja kaikkea lainsäädäntöön liittyvää – miten erimielisyydet ratkaistaan ja miten mitataan suorituskykyä ja kustannuksia. Olemme myös saaneet aikaan erittäin hyvän näkyvyyden toimitusvirtaan toimittajilta ja tehtailta tavarataloihin ja loppuasiakkaille, sanoo IKEA Componentsin kuljetus- ja prosessikehityksestä vastaava Peter Olofsson. Aikaisemmin hän on vastannut IKEA-konsernin maakuljetusten hankinnasta. – Nykyisenä tehtävänäni on liittää IKEA Componentsin logistiikka samaan rakenteeseen muun konsernin kanssa. Työssäni huomaan ehdottomasti potentiaalia parannuksiin, mutta suurena etuna on se, että meillä konsernissa on jo toimivat välineet tähän tarkoitukseen, Peter Olofsson kertoo. IKEA käyttää tällä hetkellä maailmanlaajuisesti noin 150:tä kuljetusliikettä lähetysten toimittamiseen. Se on verraten vähän siihen nähden, että usein tarvitaan paikallisia pieneen alueeseen erikoistuneita toimijoita. Maailmanlaajuisia kuljetustoimintoja ohjataan keskitetysti Sveitsistä. Myös alueellisesti – esimerkiksi Euroopassa – kuljetuksia ohjataan keskitetysti yhteisenä organisaationa, jolla on yhteiset IT-järjestelmät, valvontatorni ja prosessit. IKEA Components AB on IKEA-konserniin kuuluva yritys, joka toimittaa konsernin tavarantoimittajille IKEAn huonekaluihin tarvittavia raaka-aineita ja komponentteja.Suuria eroja toimintojen välilläIKEAssa kuljetusten osuus tuotteen arvosta on suuri ja kustannustietoisuus on korkea. Kuljetus ja logistiikka ovat jo kauan olleet priorisoitu osa-alue. Pöydän ääreen kokoontuneet keskustelijat toteavat, että toimialojen välillä on melkoisia eroja. – Orkla-konsernissa meillä on suuria haasteita, vaikka olemmekin edistyneet hyvin. Lähes 70 juridista yksikköä käsittävässä hajautetussa organisaatiossa valmistuslaitoksia on vähän siellä sun täällä, ja yrityskulttuurissa korostuu yksiköiden itsenäinen päätöksenteko. Pääkonttori ei voi sanella päätöksiä.Tarvitaan yhteisymmärrystä, sitoutumista ja yhteistyötä pääkonttorin ja toimintojen välillä, kertoo Orkla-konsernin logistiikkajohtaja Lars Jarmander.Sitoutuminen on kaiken A ja OLars Jarmander on työskennellyt Orkla-konsernissa vähän yli kaksi vuotta. Yksi tärkeimmistä tehtävistä on kuljetustoimintojen keskittäminen, tehostaminen ja standardoiminen sekä synergioiden löytäminen. – Vielä vuosi sitten käytimme 47 kuljetusliikkeen palveluja. Nyt kuljetusliikkeitä on 38. Tehostettavaa olisi ollut ehkä enemmänkin, mutta päätimme edetä vaiheittain ja yhdessä organisaation kanssa. Ylin johto ei useinkaan ole kovin kiinnostunut näistä asioista. Silloin hukataan paljon potentiaalia, Lars Jarmander toteaa. Keskustelussa käsitellään sitouttamisen tärkeyttä. Kaikki tuntuvat olevan yhtä mieltä siitä, että sitouttaminen ja osallistaminen on onnistumisen kannalta ratkaisevaa ja että tämä koskee yhtä lailla omaa organisaatiota kuin kuljetusliikkeitäkin. – Törmäämme melko usein yleiseen ongelmaan, että hankintaosasto tai vastaava yksikkö on ostanut jotain, mikä ei vastaa toiminnan tarpeita ja mitä ei ole tilattu. Kun meidän sitten pitäisi toimittaa tavarat, huomaamme pian, että kuljetussopimuksen sisältö on väärä. Tämä on tyyppiesimerkki siitä, miten tärkeää todella on saada kaikki osapuolet mukaan prosessiin aikaisessa vaiheessa, jotta sopimus saadaan toteutetuksi, toteaa Stefan Isacson, Head of Business Development DB, Schenker. Hän myös vetää tiimiä, jonka vastuulla on kehittää ja toteuttaa Schenkerin sadan suurimman asiakkaan kuljetusratkaisuja. – Me tosiaan näemme erilaisten toimijoiden koko kirjon. Toiset yritykset ovat hyvin johdettuja ja järjestelmällisiä, toisten toiminta taas ei ole niin kovin jäsentynyttä. Tavallinen ongelma on se, että asiakkaan mielestä usein kaikki, mitä ei sopimuksessa erikseen mainita, kuuluu perushintaan. Me taas olemme aivan toista mieltä, eli vain se pätee, mitä sopimukseen on kirjattu. Ennen kaikkea haluamme varmistaa sopimukseen sisältyvien palvelujen toteutumisen, Stefan Isacson jatkaa.Toimialan ymmärtäminen on tärkeää Keskustelun selkeä tulos on se, että kuljetusratkaisuja hankkivien on todellakin sisäistettävä yrityksen toiminta ja toimiala ja omattava hyvä logistiikkaosaaminen. Ei missään tapauksessa riitä, että on taitava neuvottelija. Kokemuksen perusteella silloin, kun hankintaosasto vastaa kuljetusten hankinnasta, siitä tulee helposti pelkästään hintakysymys. Usein käy näin, koska ei olla riittävän lähellä itse toimintaa eikä siksi saada oikeaa käsitystä vaatimustasosta. Kuljetusten hankinta voidaan hoitaa keskitetysti, mutta tehtävään tarvitaan henkilöitä, jotka ymmärtävät yhtiön koko toimitusketjun ja toimivat läheisessä yhteistyössä liiketoiminta-alueiden ja operatiivisesti asiaan liittyvien yhtiöiden kanssa, sanoo Henrik Malmrup, Director Service Excellence & Supply Chain, Hiab Services. Hiab on johtava lastinkäsittelytuotteiden toimittaja, jonka tuotemerkkejä ovat esimerkiksi Loglift, Jonsered, MOFFETT ja Zepro. – Tuskin voi liikaa korostaa kuljetuksia ostavien henkilöiden kuljetusosaamisen tärkeyttä. Tätä kuljetusten ostajat aina korostavat työpajoissamme. Myös tekemiemme kyselytutkimusten perusteella kuljetustavan valitsee useimmiten kuljetuspäällikkö, sanoo Dan Andersson, dosentti, Service Management and Logistics -osasto, Chalmers. Dan Andersson on yksi kuljetustenhankintapaneelin perustajista. Tavoitteena on tehdä tutkimusta läheisessä yhteistyössä elinkeinoelämän kanssa ja pyrkiä sen avulla tehostamaan ostotoimintaa, parantamaan logistiikkaa ja vähentämään kuljetusten ympäristövaikutuksia.Johdon kasvava kiinnostus Henrik Malmrup toteaa, että kuljetukset tuskin koskaan ovat ydinliiketoimintaa. Siksi on usein vaikea saada johdolta resursseja ja mielenkiintoa. – Logistiikkahan usein muutenkin nähdään vain kustannustekijänä. Logistiikan pitää toimia, mutta se ei saisi maksaa mitään. Kaikille logistiikan ja kuljetusten parissa työskenteleville on yhteisenä haasteena osoittaa, miten logistiikalla voidaan luoda arvoa ja kilpailukykyä. Lars Jarmander on samaa mieltä. Yritysjohto näkee, että kuljetusten osuus logistiikkakustannuksista on suuri, mutta ei ole kovin tavallista nähdä kuljetuksia kilpailukykyä parantavana tekijänä. – Valitettavasti kuljetuksiin kiinnitetään eniten huomiota silloin, kun ne eivät toimi, ja silloin ei yleensä ole kehittämiseen ja parantamiseen tarvittavaa organisaatiota ja osaamista.IT-järjestelmien rooliKeskustelun osanottajien yhteisenä nimittäjänä on Unifaunin TMS:n (Transport Management System) käyttö liiketoiminnassaan. Pakollinen kysymys: Miten IT-järjestelmiä ja samalla TMS- ja TA-järjestelmiä voidaan käyttää kuljetussopimuksen toteuttamiseksi ja noudattamisen varmistamiseksi? – TMS-järjestelmä ohjaa kuljetuksen valintaa ja mahdollistaa kuljetuskustannusten ja suorituskyvyn seurannan. Järjestelmät tekevät valinnan automaattisesti ja silloin muiden ei tarvitse miettiä asiaa. Uuden järjestelmän käyttöönotto edellyttää myös, että sopimuksiin ja tavarantoimittajiin liittyvät asiat ovat järjestyksessä ja hallinnassa. Tämä voi helpottaa sopimusten toteuttamista ja noudattamista, Henrik Malmrup sanoo. Keskustelun muut osanottajat nyökkäävät hyväksyvästi. Kaikki ovat yhtä mieltä siitä, että TMS on erittäin tärkeä, mutta jälleen korostetaan paikallisten yritysten ja yksiköiden ottamista mukaan kuljetussopimusten kehittämis- ja hankintatyöhön.Keinot Menestyksen avaimet kuljetussopimusten onnistuneeseen toteuttamiseen ja noudattamiseen tuntuvat olevan sitouttaminen, osallistaminen ja tarpeiden ymmärtäminen. Nämä vuorostaan johtavat tarkkoihin vaatimusmäärittelyihin, hyvin muotoiltuihin sopimuksiin ja hyvään vuoropuheluun toimittajien kanssa. Lisäksi tarvitaan rakenteita, prosesseja ja IT-järjestelmiä – TMS mukaan lukien – sopimusten ja kuljetusten hallintaan. Ja kun kaikki tämä on toteutettu, kokonaisuus on valmis, kunhan ylin johto on sitoutunut ja osaava ja ymmärtää kuljetusten merkityksen kilpailutekijänä ja arvon luojana!

Hae