Hyppää sisältöön
August 11, 2020
5 minutes

Mitä on otettava huomioon varastonhallintajärjestelmän (WMS) hankinnassa

WMS-kysymykset ovat pinnalla ja monet pohtivat, pitäisikö sellainen ottaa käyttöön. Rikard Jonson, Specialist Sales, Unifaun, antaa seuraavassa muutamia hyviä neuvoja järjestelmän valintaan.

Mikä WMS on?

WMS (Warehouse Management System) on IT-pohjainen järjestelmä varaston seurantaan ja tavaroiden liikutteluun varastossa. Lyhyesti sanottuna järjestelmällä pyritään parantamaan näkyvyyttä ja tehostamaan varaston toimintoja. Varastoa tarvitsevien yritysten on ensin päätettävä, hoitavatko varastoa itse vai ulkoistavatko sen palveluntarjoajalle. Varastonhallintapalveluja tarjoavia ulkoisia toimijoita kutsutaan usein nimellä 3 PL tai 4 PL.Tutustu 3 PL ja 4 PL -oppaaseemme täällä. Jos varasto hoidetaan itse, pienimuotoinen toiminta onnistuu usein yrityksen toiminnanohjausjärjestelmään liitettävällä lisämoduulilla. Toiminnan laajentuessa varsinaisen WMS:n hankinta tulee ajankohtaiseksi.

Syitä investoida WMS:ään

Näkyvyys ja tehokkuus ovat usein yritykselle tärkeimpiä syitä hankkia WMS. On pystyttävä täyttämään yhä vaativampien asiakkaiden odotukset ja varmistamaan, että varastosta kerätään oikeat tavarat ja ne käsitellään mahdollisimman tehokkaasti. Monissa varastoissa työntekijät kiertelevät edelleen toiminnanohjausjärjestelmästä tulostettujen listojen kanssa. Toiminnan laajentuessa tämä menetelmä kuitenkin käy sekavaksi ja tehottomaksi. Hyvin toimivan WMS:n on pystyttävä sekä tarjoamaan yleiskuva että sujuvoittamaan toimintaa. Kun varastotyöntekijät saavat järjestelmästä oikeanlaista tukea tehtäviinsä, työstä tulee miellyttävämpää ja työntekijät ovat tyytyväisempiä, jolloin he myös pysyvät yrityksen palveluksessa pitempään. Yrityksen WMS ei toki voi elää omaa elämäänsä eristyksissä muista järjestelmissä. Järjestelmä on integroitava toiminnanohjausjärjestelmään (ERP) tai verkkokauppaan. Lisäksi varastonhallintajärjestelmä on liitettävä Delivery Management -järjestelmään, jotta voidaan varmistaa mahdollisimman tehokas virtojen automatisointi.

Mitä on otettava huomioon WMS:n valinnassa?

Kuten aina toiminnan kannalta tärkeää järjestelmää valittaessa, on analysoitava perusteellisesti omat tarpeet ja vaatimukset sekä selvitettävä, mitkä markkinoilla olevista järjestelmistä täyttävät ne. Unifaunin yhteistyökumppaneilleen suosittelemat WMS-järjestelmät ovat Ongoing-warehouse ja Apport Systems. Molemmissa on luotettavat integraatiot Unifauniin, jolloin on helppoa jatkaa Unifaunin järjestelmien käyttöä tai siirtyä käyttämään niitä. Seuraavassa on 3 tärkeintä seikkaa pohdittavaksi ennen järjestelmän valintaa.

  • Toimitetaanko ratkaisu palveluna (SaaS) vai asennettuna järjestelmänä?

    Osa markkinoilla olevista järjestelmistä on verkkopohjaisia Software as a Service (SaaS) -palveluja ja osa asennetaan paikallisesti. Usein asennuksen tyypin valinta riippuu siitä, miten muiden toimintojen kohdalla on menetelty. Unifaunin kanta valintaan on selkeä. Valitse verkkopohjainen järjestelmä. Puhumme tässä omasta puolestamme, koska oma palvelumme on aina ollut verkkopohjainen. Joidenkin mielestä paikallisesti asennettu järjestelmä on turvallisempi. Unifaunissa olemme kuitenkin sitä mieltä, että tämä ei ole pitänyt paikkaansa enää pitkään aikaan. Verkkopohjaisessa järjestelmässä on huomattava määrä muitakin etuja. Järjestelmää voidaan esimerkiksi päivittää jatkuvasti ilman manuaalisia toimenpiteitä. Myös reaaliaikainen kommunikointi muiden järjestelmien kanssa on yksinkertaisempaa.

Verkkopohjaiseen järjestelmään voi kirjautua milloin tahansa, kunhan käytettävissä on nettiyhteys, ja katsoa kaikki tarvittavat tuotteita koskevat tiedot.

  • Miten helposti järjestelmä on integroitavissa muihin järjestelmiin, onko Plug&Play-kytkentöjä?

    Kuten edellä on mainittu, WMS ei ole mikään erillinen järjestelmä. Jotta järjestelmästä saadaan paras mahdollinen teho ja päästään eroon manuaalisista työvaiheista, järjestelmän on pystyttävä kommunikoimaan muiden järjestelmiesi kanssa. Lyhyesti sanottuna automatisoidaan kaikki mikä on mahdollista automatisoida. Automaatio myös vähentää inhimillisen virheen mahdollisuutta ja lyhentää läpimenoaikoja.

Tavallisimmin varastonhallintajärjestelmä integroidaan järjestelmiin, joissa käsitellään tilauksia. Normaalisti tilaukset käsitellään toiminnanohjausjärjestelmässä, mutta ne voidaan käsitellä myös suoraan verkkokauppa-alustassa. Integraatio on tarpeen, jotta pystytään helposti ilmoittamaan WMS:lle, mitä tavaroita on kerättävä ja pakattava. Tilausjärjestelmäintegraation lisäksi tarvitaan integraatio Delivery Management -järjestelmään (esimerkiksi Unifaunin järjestelmä). Tällöin ei tarvitse syöttää kaikkia tilauksia kuljetusliikkeelle manuaalisesti, vaan prosessi automatisoidaan ja se tuottaa virheettömät kuljetusasiakirjat sekä tilaa kuljetuksen kuljetusliikkeeltä. Jos harkitsemassasi WMS:ssä on jo valmiina Plug&Play-kytkentöjä ennestään käyttämiisi järjestelmiin, siitä on paljon etua, koska et joudu toteuttamaan integraatioprojektia. Kannattaa pyytää järjestelmätoimittajalta referenssejä integraatiota jo käyttävistä asiakkaista. Siten voit varmistaa, että ratkaisu on toimiva ja tarpeidesi mukainen. Jos valmiita Plug&Play-kytkentöjä ei ole, sen ei tarvitse merkitä katastrofia, mutta on syytä muistaa, että niiden hankkiminen voi viedä aikaa ja aiheuttaa lisäkustannuksia projektiin. Jos kuitenkin valitset tämän vaihtoehdon, on tärkeää tarkastella järjestelmän teknistä rajapintaa eli API:tä. Varmista, että API on avoin ja kunnolla dokumentoitu. Jos se täyttää vaatimuksesi, niin kuka tahansa järjestelmäosaamista omaava toimija pystyy integroimaan järjestelmän nopeasti ja suhteellisen helposti.

  • Miten nopeasti ja helposti tuotteiden tehokas hallinta voidaan toteuttaa

Vaikka toimintasi ja yrityksesi virrat ovat mielestäsi ainutlaatuisia, aivan varmasti on muitakin yrityksiä, joiden toiminta on samankaltaista. Jos harkitsemasi WMS perustuu vakioratkaisuun ja siinä on heti alusta alkaen valmiina erityyppisiä tavaravirtoja, voit säästää aikaa. Kun aloittaa vakioasennuksella ja tekee sitten pieniä muutoksia omia virtojaan varten, prosessi on usein huomattavasti nopeampi ja hinnaltaan edullisempi kuin oman ratkaisun rakentaminen alusta alkaen. Kannattaa kysyä järjestelmätoimittajalta, mitä sellaisia yrityksiä heillä on asiakkainaan, joiden toiminnan virrat ovat omiesi kaltaisia. Varmista, että WMS:n vakiokomponentit kattavat suurimman osan omasta virrastanne. Muista, että kaikki vakiona tuleva on kustannustehokkaampaa ainakin lyhyellä aikavälillä. Toivottavasti saat tästä oppaasta tarpeelliset perustiedot siitä, mihin WMS:n hankinnassa kannattaa kiinnittää huomiota. Älä epäröi ottaa yhteyttä – keskustelemme mielellämme WMS:ään tai muihin toimitusten käsittelyyn liittyvistä kysymyksistä kanssasi. Lue lisää WMS:stä yhteistyökumppaniemme sivuilta:
Ongoing-warehouse
Apport Systems
___________________________________________________________________________________

RIKARD JONSSON, SPECIALIST SALES, UNIFAUN

Hae