Skip to content
August 11, 2020
7 minutes

Kunsten å implementere transportavtaler – rundebordsamtaler

En rundebordsamtale om temaet Carrier RFQ compliance. Fokus for samtalen er hvordan implementeringen av nye transportavtaler rulles ut og etterleves. Rundt bordet sitter Peter Olofsson, IKEA Components, Lars Jarmander, Orkla-gruppen, Dan Andersson, Chalmers, Henrik Malmrup, Hiab, Stefan Isacson, Schenker og Johan Hellman og Roland Jansson fra Unifaun. Samtalen ledes av Stefan Karlöf, Supply Chain Effect.– Jeg må si at generelt fungerer det veldig bra i IKEA. Både når det gjelder å implementere og får transportørene og medarbeiderne våre til å holde seg til avtalen. Men så har vi jobbet over lang tid med å utarbeide prosesser og rutiner for dette. Vi har en strengt styrt pakke som regulerer KPI-er og alt fra det juridiske, hvordan tvister skal løses og hvordan vi følger opp og måler prestasjoner og kostnader. Vi har til og med lykkes i å skape veldig godt innsyn i forsyningsflyten, fra leverandører og fabrikker til varehus og sluttforbrukere, sier Peter Olofsson, ansvarlig for transport- og prosessutvikling i IKEA Components og tidligere globalt ansvarlig for innkjøp av IKEA-konsernets landtransport. – I den nåværende rollen min arbeider jeg med å organisere og innlemme IKEA Components i systemet og strukturen for transporter som gjelder for resten av konsernet. I det arbeidet finnes det definitivt forbedringspotensialer, men vi har en stor fordel i at det allerede finnes et velfungerende apparat for dette i konsernet, forteller Peter Olofsson. IKEA har for øyeblikket cirka 150 transportleverandører globalt. Det er forholdsvis få med tanke på at det ofte trengs lokale nisjeaktører som kan geografien. Den globale transportvirksomheten styres sentralt fra Sveits, og også regionalt – for eksempel i Europa – styres transportarbeidet sentralt som en felles organisasjon, med felles IT-system, kontrolltårn og prosesser. IKEA Components AB er en bedrift i IKEA-gruppen som tar seg av konsernets leverandører av råvarene og komponentene som brukes i IKEAs møbler.Store forskjeller mellom ulike virksomheter I IKEA er transportenes andel av vareverdien stor, kostnadsbevisstheten høy, og transport og logistikk har vært et prioritert område over lang tid. Deltakerne rundt bordet konstaterer at dette er svært forskjellig i ulike virksomheter. – I Orkla-gruppen har vi store utfordringer, selv om vi har kommet langt på vei. I en desentralisert organisasjon med nærmere sytti juridiske enheter og fabrikker spredt omkring har vi en kultur der de ulike enhetene er vant til å bestemme selv. Det holder ikke at hovedkontoret sier hvordan det skal være. Det kreves enighet, forankring og samarbeid mellom oss som arbeider sentralt og de som arbeider i virksomheten, forklarer Lars Jarmander, senior VP Logistics i Orkla-gruppen.Forankring er alfa og omega Lars Jarmander har arbeidet i Orkla-gruppen i vel 2 år. En av hovedoppgavene er å sentralisere, effektivisere, finne synergier og standardisere transportvirksomheten. – For et år siden hadde vi førtisju transportleverandører, i dag har vi trettiåtte. Det er mulig at vi burde ha nedjustert enda mer, men vi har valgt å ta det trinnvis og sammen med organisasjonen. Ofte er interessen for disse spørsmålene ganske lav i toppledelsen. Det gjør at mange potensielle forbedringer går tapt, sier Lars Jarmander. Diskusjonen kommer inn på hvor viktig det er med forankring. Også her virker det som om alle er enige om at forankring og deltakelse er helt avgjørende for å lykkes, og det gjelder å involvere både egen organisasjon og transportørene. – Et vanlig problem som vi støter på ganske ofte, er at en innkjøpsorganisasjon eller lignende har anskaffet noe som ikke samsvarer med det som virksomheten behøver og har bestilt. Når vi så kommer inn og skal levere, så forstår vi ganske raskt at det er feil innhold i transportavtalen. Det er et typisk eksempel på hvor viktig det er å involvere alle parter tidlig i prosessen hvis en avtale skal kunne implementeres, forklarer Stefan Isacson, Head of Business Development i DB Schenker og sjef for et team som har ansvar for å utvikle og implementere transportløsningene for Schenkers hundre største kunder. – Vi ser jo virkelig hele spekteret av ulike aktører. Alt fra de gjennomorganiserte til de som ikke er så strukturerte og ikke stiller så store krav. En vanlig utfordring er at kunden ofte mener at alt som ikke uttrykkelig beskrives i avtalen, skal inngå i grunnprisen. Vi mener tvert imot at det må stå i avtalen for at det skal være gyldig, og framfor alt garanterer vi tjenestene som inngår i avtalen, sier Stefan Isacson.Det trengs bedriftsforståelse En klar konklusjon av samtalen er dermed at de som anskaffer transportløsningene virkelig må forstå bedriften og ha god logistikkunnskap. Å være en dyktig forhandler er definitivt ikke nok. En erfaring er at når sourcing leder transportanskaffelser, blir det lett et prisspørsmål der man ofte ikke er nær nok innpå bedriften og dermed ikke lykkes i å fange hele kravbildet. Det kan gjøres sentralt, men av personer som forstår hele forsyningskjeden til selskaper, og i nært samarbeid med forretningsområder og selskap med en operativ forankring, sier Henrik Malmrup, Director Service Excellence & Supply Chain hos Hiab Services. Hiab er en ledende leverandør av produkter for lastbehandling, med blant annet varemerkene Loglift, Jonsered, MOFFETT og Zepro. – Betydningen av transportkompetanse hos de som kjøper transportene, kan knapt overvurderes. Dette er noe som transportkjøpere på kursene våre legger vekt på. Vi ser også i spørreundersøkelsene våre at de som velger transportmiddel, overveiende er transportsjefer, sier Dan Andersson, dosent på avdelingen Service Management and Logistics hos Chalmers. Dan Andersson er en av ildsjelene bak det svenske Transportinnkjøpspanelet, som har som oppgave å arbeide for mer effektivt innkjøpsarbeid, bedre logistikk og redusert miljøpåvirkning fra transport gjennom nært samarbeid med næringslivet.Økt ledelsesfokus Henrik Malmrup konstaterer at transport nesten aldri er kjernevirksomhet. Derfor er det ofte vanskelig å få ressurser og rett fokus fra ledelsen. – Det er som for logistikk generelt. Ofte sees det på bare som en kostnadspost, noe som skal fungere uten å koste penger. Her er det en felles utfordring for alle som arbeider med logistikk og transport, å vise hvordan vi kan skape verdi og konkurranseevne. Lars Jarmander er enig. Ledelsen ser at transportene er en stor del av logistikkostnaden, men å se på transportene som en kilde til økt konkurranseevne er uvanlig. – Dessverre får transportene mest oppmerksomhet når det ikke fungerer, og då finnes sjelden den organisasjonen og den kompetansen som trengs for å utvikle seg og bli bedre.IT-systemenes rolle En fellesnevner for deltakerne i samtalen er at de bruker Unifauns TMS (Transport Management System) i bedriftene sine. Spørsmålet blir derfor uunngåelig: hvordan kan IT-systemer som TMS og TA-systemer brukes til å implementere og sikre etterlevelsen av transportavtaler? – TMS-et styrer transportvalgene og gjør det mulig å følge opp transportkostnader og prestasjoner. De velger automatisk og får dermed en oppdragerrolle i organisasjonen. Å innføre et nytt system stiller også krav til at man har orden på avtalene og leverandørene sine, hvilket gjør at det kan bidra til en enklere implementering og sikre at avtalen etterleves, sier Henrik Malmrup. De andre deltakerne nikker anerkjennende. Alle er enige i at et TMS er uhyre viktig, men nok en gang understrekes betydningen av å ha med seg organisasjonen, lokale selskap og enheter i arbeider med å utvikle og inngå transportavtalen.OppskriftenNøkkelen til å lykkes i å implementere og oppnå etterlevelse av transportavtalen, synes å være å skape engasjement, involvering og forståelse for behovene. Det legger i sin tur grunnlag for korrekte kravspesifikasjoner, velutformede avtaler og god dialog med leverandører. Dessuten trengs det strukturer, prosesser og IT-system – inkludert TMS – for å håndtere avtaler og transportadministrasjon. Og når alt dette er på plass, blir opplegget fullkomment hvis toppledelsen er engasjert, kunnskapsrik og har forståelse for transportørenes rolle som konkurransefaktor og verdiskaper!

Søk