Konsten att implementera transportavtal – rundabordssamtal

Konsten att implementera transportavtal

Ett rundabordssamtal på temat Carrier RFQ compliance. Fokus för samtalet är hur implementeringen av nya transportavtal rullas ut och efterlevs. Kring bordet finns Peter Olofsson, IKEA Components, Lars Jarmander, Orkla Group, Dan Andersson, Chalmers, Henrik Malmrup, Hiab, Stefan Isacson, Schenker samt Johan Hellman och Roland Jansson från Unifaun. Samtalet leds av Stefan Karlöf, Supply Chain Effect.

– Jag måste säga att generellt sett funkar det väldigt bra i IKEA. Både vad gäller att implementera och få transportörerna och våra medarbetare att hålla sig till avtalen. Men vi har sedan lång tid jobbat med att skapa processer och rutiner för detta. Vi har ett har ett hårt styrt paket som reglerar KPI:er och allt från det legala, hur tvister ska lösas och hur vi följer upp och mäter prestationer och kostnader. Vi har även lyckats skapa en väldigt god visibilitet i försörjningsflödet, från leverantörer och fabriker till varuhus och slutkonsumenter, säger Peter Olofsson, ansvarig för transport– och processutveckling i IKEA Components och tidigare globalt ansvarig för inköpen av IKEA koncernens landtransporter.

– I min nuvarande roll arbetar jag med att styra upp och införliva IKEA Components i det system och den struktur för transporter som gäller för koncernen i övrigt. I det arbetet finns det definitivt förbättringspotentialer, men vi har en stor fördel av att det redan finns en väl fungerande apparat för detta i koncernen, berättar Peter Olofsson.

IKEA har i dagsläget cirka 150 transportleverantörer globalt. Det är förhållandevis få med tanke på att det många gånger behövs lokala nischspelare som kan geografin. Den globala transportverksamheten styrs centralt från Schweiz och även regionalt – exempelvis i Europa – styrs transportarbetet centralt som en gemensam organisation, med gemensamma IT-system, kontrolltorn och processer. IKEA Components AB är ett företag i IKEA gruppen som försörjer koncernens leverantörer med de insatsvaror och komponenter som används i IKEAs möbler.

Stora skillnader mellan olika verksamheter

I IKEA är transporternas andel av varuvärdet stor, kostnadsmedvetenheten hög och transport och logistik sedan länge ett prioriterat område. Deltagarna kring bordet konstaterar att detta skiljer sig mycket åt i olika verksamheter.

– I Orkla Group har vi stora utmaningar, även om vi har kommit en bra bit på väg. I en decentraliserad organisation med närmare sjuttio legala enheter och fabriker lite varstans har vi en kultur där de olika enheterna är vana vid att bestämma själva. Att huvudkontoret säger hur det ska vara räcker inte, det behövs en samsyn, förankring och samarbete mellan oss som arbetar centralt och de som arbetar i verksamheten, förklarar Lars Jarmander, senior VP Logistics i Orkla Group.

Förankring är A och O

Lars Jarmander har arbetat i Orkla Group i drygt 2 år. En av huvuduppgifterna är att centralisera, effektivisera, hitta synergier och standardisera transportverksamheten.

– För ett år sedan hade vi fyrtiosju transportleverantörer, idag har vi trettioåtta. Kanske borde vi skurit ned ännu mer, men vi har valt att ta det stegvis och tillsammans med organisationen. Ofta är intresset för dessa frågor ganska lågt hos den högsta ledningen. Det gör att man missar en massa potentialer, säger Lars Jarmander.

Diskussionen förs om vikten av att förankra. Även här tycks alla överens om att förankring, och delaktighet är absolut avgörande för att lyckas och det gäller att involvera såväl den egna organisationen som transportörerna.

– Ett vanligt problem som vi upplever ganska ofta är att en inköpsorganisation eller liknande har upphandlat något som inte återspeglar vad verksamheten behöver och har beställt. När vi sedan kommer in och ska leverera så förstår vi ganska snart att det är fel innehåll i transportavtalet. Det är ett typexempel på hur viktigt det är att verkligen involvera alla parter tidigt i processen om ett avtal ska kunna implementeras, förklarar Stefan Isacson, Head of Business Development i DB Schenker och chef för ett team som är ansvarigt för att utveckla och implementera transportlösningarna för Schenkers hundra största kunder.

– Vi ser ju verkligen hela floran av olika aktörer. Allt från de väldigt uppstyrda till de som inte är så strukturerade och kravställande. En vanlig utmaning är att kunden ofta anser att allt som inte uttryckligt beskrivs i avtalet ska ingå i grundpriset. Vi menar tvärtom att det måste stå i avtalet för att vara vara giltigt, och framför allt vill vi säkerställa de tjänster som ingår i avtalet, säger Stefan Isacson.

Behövs verksamhetsförståelse

En tydlig slutsats av samtalet är därmed att de som upphandlar transportlösningarna verkligen måsta förstå verksamheten och ha en god logistikkunskap. Att vara en duktig förhandlare räcker definitivt inte.

En erfarenhet är att när sourcing leder transportupphandlingar blir det lätt en prisfråga då man många gånger inte sitter tillräckligt nära verksamheten och därmed inte lyckas fånga hela kravbilden. Det kan göras centralt, men av personer som förstår bolagets hela supply chain och i nära samarbete med affärsområden och bolag med en operativ förankring, säger Henrik Malmrup, Director Service Excellence & Supply Chain på Hiab Services. Hiab är en ledande leverantör av produkter för lasthantering, med bland annat varumärkena Loglift, Jonsered, MOFFETT och Zepro.

– Vikten av transportkompetens hos de som köper transporterna kan knappast överskattas. Detta är något som poängterats av transportinköpare vid våra workshops. Vi ser också i våra enkätundersökningar att de som väljer trafikslag till övervägande del är transportchefer, säger Dan Andersson, docent på avdelningen Service Management and Logistics, Chalmers.

Dan Andersson är en av eldsjälarna bakom Transportinköpspanelen, vars syfte är att genom forskning i nära samarbete med näringslivet bidra till effektivare inköpsarbete, bättre logistik och minskad miljöpåverkan från transporter.

Ökat managementfokus

Henrik Malmrup konstaterar att transporter nästan aldrig är kärnverksamhet. Därför är det ofta svårt att få resurser och rätt fokus från ledningen.

– Det är som för logistik i allmänhet, ofta betraktas det bara som en kostnadspost, något som ska fungera utan att kosta pengar. Här finns det en gemensam utmaning för alla som arbetar med logistik och transport att visa hur vi kan skapa värde och konkurrenskraft.

Lars Jarmander håller med. Ledningen ser att transporterna är en stor andel av logistikkostnaden, men att betrakta transporterna som en källa till ökad konkurrenskraft är ovanligt.

– Tyvärr får transporterna mest uppmärksamhet när det inte fungerar, och då finns sällan den organisation och den kompetens som behövs för att utveckla och förbättra.

IT-systemens roll

En gemensam nämnare för deltagarna under samtalet är att de använder Unifauns TMS (Transport Management System) i sina verksamheter. Frågan blir därför oundviklig: hur kan IT-system inklusive TMS och TA-system användas för att implementera och säkra efterlevnaden av transportavtal?

– TMS:et styr transportvalen och gör det möjligt att följa upp transportkostnader och prestationer. De väljer per automatik och blir därmed fostrande i organisationen. Att införa ett nytt system ställer även krav på att man har ordning och reda på sina avtal och leverantörer, vilket gör att det kan bidra till en enklare implementering och säkra att avtalen efterlevs, säger Henrik Malmrup.

Övriga deltagare nickar instämmande. Alla är överens om att ett TMS är oerhört viktigt, men återigen betonas vikten av att ha med sig organisationen, lokala bolag och enheter i arbetet med att utveckla och upphandla transportavtalen.

Receptet

Nyckeln till att lyckas implementera och skapa efterlevnad kring transportavtalen tycks vara att få engagemang, involvering och förståelse för behoven. Det i sin tur är grunden för korrekta kravspecifikationer, väl utformade avtal och bra leverantörsdialoger. Dessutom behövs det strukturer, processer och IT-system – inklusive TMS – för att hantera avtal och transportadministration. Och när allt detta finns på plats blir anrättningen fullkomlig om högsta ledningen är engagerad, kunnig och har förståelse för transporternas roll som konkurrensmedel och värdeskapare!