Ständiga förbättringar i transportflödet genom integration av strategi och genomförande

Ständiga förbättringar i transportflödet genom integration av strategi och genomförande

Krönika av Johan Hellman

I bolag som säljer eller producerar fysiska produkter utgör den direkta transportkostnaden normalt åtminstone fem procent av den totala kostnadsmassan. Till det kommer indirekta kostnader som kan uppstå till följd av dåligt fungerande transporter, så som dåliga kundupplevelser, onödigt stora lager och ineffektivitet. Det är uppenbart att välfungerande transporthantering är avgörande, men hur angriper företag detta område?

Lokalt angreppssätt

Beslut gällande transporthantering flyttas ner i organisationen till de som är närmast den operativa verksamheten. Fokus blir då helt naturligt på de dagliga processerna och dessa anpassas till varje lokal verksamhetsdels behov och förutsättningar. I större organisationer blir det ofta spretigt, behov hos andra delar av verksamheten täcks inte in och det finns ingen som ser till helheten.

Globalt angreppssätt

Ett annat angreppsätt är det globala. Besluten centraliseras med fokus på strategiska beslut och storskaliga lösningar. Med detta angreppsätt blir det naturligt att se till helheten men risken är att själva genomförandet haltar och att de förväntade resultaten uteblir. Särskilt som det gärna uppstår konflikter mellan de strategiska målen och den dagliga verksamhetens behov. Den väg ett visst företag, medvetet eller omedvetet, väljer kommer att påverka vilken typ av systemstöd för transporthantering som efterfrågas av organisationen. Med det lokala angreppsättet efterfrågas tillämpade verktyg med hög driftsäkerhet, bra koppling till transportörer och snabba utskrifter av etiketter och fraktsedlar. Denna typ av verktyg saknar dock ofta stöd för parallell användning på många fysiska platser, för central styrning och för kontroll. De är också ofta svaga när det gäller strategisk uppföljning och analys.

Optimering, styrning och analys

Med det globala angreppsättet kommer organisationen snarare att fokusera på verktyg uppbyggda kring optimering, strategisk styrning och analys. Dessa verktyg ser ofta mycket bra ut i teorin och det går att argumentera övertygande för de betydande investeringar som krävs mot bakgrund av den stora kostnadspost som transporter utgör. Det krävs helt enkelt inte så många procent lägre total transportkostnad för att kalkylen ska gå ihop. Utmaningen här är dock normalt själva implementationen; en förutsättning för att uppnå de utlovade resultaten.

Det är uppenbart att både den lokala och den globala vägen har sina utmaningar. Att jobba snabbt och effektivt i fel riktning är lika olyckligt som att mycket sakta eller inte alls vara på väg åt rätt håll. De riktigt stora värdena realiseras först när strategi och utförande kombineras och den dagliga verksamheten fungerar och utvecklas på ett sätt som leder till långsiktiga, övergripande förbättringar. 

Koppla ihop det dagliga med det strategiska

Avgörande för att lösa upp denna knut är ett verktyg som kan koppla ihop det dagliga och det strategiska. Ett transporthanteringssystem som har en stabil, operativ grund med hög användarvänlighet men som samtidigt är skalbart i en global verksamhet. Ett system som både kan ge svar på var de stora förbättringspotentialerna finns och som gör det möjligt att realisera potentialerna. Hur ska då ett sådant system se ut? Vilka funktionella krav ska ställas? Här följer en uppräkning av nyckelfunktionalitet som kan ge en fingervisning:

  • Stabil och användarvänlig infrastruktur, skalbar och möjlig att sprida globalt med små medel.
  • En stabil grund av befintliga transportörskopplingar, kompletta med status och korrekta dokument, för snabb implementation och omedelbart operativt stöd.
  • Lätt och snabbt att lägga till nya transportörskopplingar för att kunna täcka in en hög andel av de totala transportflödena.
  • Del av ett öppet ekosystem med både tekniska och kommersiella möjligheter att integreras ihop med andra verktyg för specifika behov, så väl strategiska som operativa.
  • Goda möjligheter att styra interna och externa användare till ett optimalt beteende.
  • Bra stöd för analys och uppföljning.
  • Möjlighet att integrerat ta del av, och dela med sig av data till och från andra system.

En ständig förbättringsprocess

Med ett verktyg som kan leverera dessa funktioner är det möjligt att tillämpa ett iterativt arbetssätt där visibilitet och kontroll kan kombineras i en process för ständiga förbättringar. Visibilitet, operativ och strategisk, gör det möjligt att identifiera förbättringsområden och med hög precision utforma åtgärder för att uppnå förbättring. Kontroll över den dagliga, operativa, verksamheten gör det möjligt att tillämpa dessa åtgärder och realisera identifierade förbättringar. Åtgärderna kan sedan, tack vare visibiliteten, utvärderas och via kontrollen kan justerade åtgärder tillämpas. Detta upprepas i en ständig förbättringsprocess.