Vad du bör tänka på om du funderar på ett WMS

Vi vet att många av er har frågor om WMS och funderar på om ni ska börja använda ett. Rikard Jonson, Specialist Sales på Unifaun, guidar dig här till några bra saker att tänka på innan du gör ditt eventuella val.

Vad är ett WMS?

Ett Warehouse Management System (WMS) är ett IT-baserat system för lagerkontroll och förflyttning av varor i lager. I korta ordalag handlar det om att öka visibiliteten och stärka effektiviteten kring allt som händer på ett lager.

De företag som har behov av ett lager behöver först ta beslut om att hantera lagret i egen drift, eller lägga ut det på en extern aktör. Den typen av externa aktörer som tar hand om lager kallas ofta för 3-/eller 4 PL. Läs vår guide om 3-4PL här. Behålls lagret in-house kan ofta en mindre lagerverksamhet hanteras som tilläggsmoduler i det använda affärssystemet. Men växer verksamheten blir det naturligt att snegla på ett dedikerat WMS.

Drivkrafter till att investera i ett WMS

Drivkraften för företag att investera i ett WMS är ofta visibilitet och effektivitet. Det handlar om att möta kraven från allt mer kräsna kunder och säkerställa att rätt varor plockas och hanteras på ett så effektivt sätt som möjligt. På många lager går personalen fortfarande runt med listor som skrivits ut från ERP-systemet. När verksamheten växer blir det här tillvägagångssättet både oöverskådligt och inneffektivt. Ett väl fungerande WMS ska kunna skapa både överblick och lugn. Om lagerpersonalen via systemet får rätt stöd för respektive uppgift blir arbetet roligare, personalen nöjdare och därmed stannar de längre inom företaget.

Ett företags WMS lever dock inte en isolerad tillvaro. Istället bör systemet vara integrerat med affärssystemet (ERP) eller webbshopen. Dessutom bör även systemet vara integrerat med Delivery Management-systemet för att på så sätt säkerställa att hela flödet blir så automatiserat som möjligt.

Vad bör du tänka på när du väljer WMS?

Som alltid när du ska välja ett system som är viktigt för din verksamhet bör du göra en grundläggande analys över dina krav och vilka system på marknaden som bäst uppfyller dessa. På Unifaun rekommenderar vi våra Partners inom WMS Ongoing-warehouse eller Apport Systems. Båda har väl beprövade integrationer mot Unifaun, vilket gör det enkelt att fortsätta använda Unifauns system, eller börja använda dem.

Nedan kan du ta del av de 3 viktigaste tipsen som du bör fundera på innan valet av system görs.

  • Levereras systemet som Software as a service eller som installerat system?

    En del system på marknaden är så kallade SaaS-tjänster (webbaserade) medan andra är lokalt installerade. Ofta är valet till typ av installation kopplat till hur ni arbetar i övriga verksamheten. För Unifaun är valet mellan de båda varianterna enkel. Du bör använda ett webbaserat system. Vi talar här i egen sak eftersom vi alltid själva varit en webbaserad tjänst. En del hävdar att ett lokalt installerat system är säkrare, men på Unifaun hävdar vi att det var länge sedan det var en sanning. Med ett webbaserat system får du så många andra fördelar, b la. att systemet kan uppdateras kontinuerligt utan manuella uppdateringar, det blir också enklare att ha realtidskommunikation med andra system.

Ett webbaserat system innebär också att du när som helst kan logga in i systemet, så länge du har internetåtkomst, för att få all relevant information om dina varor.

  • Hur lätt är systemet att integrera mot andra system, finns Plug&Play-kopplingar?

    Som tidigare nämnts är ett WMS inte ett isolerat system. Det behöver prata med andra av dina system för att du ska få ut maximal effektivitet och eliminera manuellt arbete. Kort och gott handlar det om att automatisera det som går att automatisera. Dessutom skapar automation mindre risk för mänskliga fel samtidigt som det kortar ned ledtider.

De vanligaste systemen att integrera mot är system där du hanterar ordrarna. Det normala är att dessa hanteras i ERP-systemet, men de kan också hanteras direkt i webshopsplattformen. Integrationen behövs för att på ett enkelt sätt föda WMS:et med vad som ska plockas och packas. Utöver integration mot ordersystemet behövs en integration mot ett Delivery Management-system, som Unifauns. Det skapar förutsättningar för att inte behöva mata in alla ordrar som ska till transportören manuellt, utan istället automatisera processen av att få ut korrekta transportdokument och beställning av transport från transportören.

Om WMS:et du utvärderar redan har färdiga Plug&Play-kopplingar till de system du redan använder, är det en stor fördel då du inte behöver hantera ett integrationsprojekt. Ta gärna referenser av leverantören för befintliga kunder som använder integrationen, så att du säkerställer att den är beprövad och löser det flöde du vill uppnå.

Saknas färdiga Plug&Play-kopplingar behöver det i sig inte vara en katastrof, även om du bör ha i åtanke att det kommer att innebära mer tid/kostnader i projektet för att få det på plats. Väljer du ändå att gå den vägen är det viktigt att granska systemets tekniska gränssnitt, så kallade API. Kontrollera att API:et är öppet och väldokumenterat. Om det uppfyller dina krav innebär det att vilken aktör som helst med systemkunskap snabbt och relativt enkelt kan integrera systemen.

  • Hur snabbt och enkelt det är att sätta upp en effektiv hantering av dina varor

Även om du upplever att din verksamhet och dina flöden är unika, så finns det med all säkerhet andra företag som har liknande verksamhet. Om det WMS du utvärderar är byggt i från standards och redan från start har ett antal olika typer av varuflöden färdigpaketerat, så lär du spara tid. Att utgå från standarduppsättningar och sedan göra marginella anpassningar just för era önskade flöden är ofta en betydligt snabbare och mindre kostsam process än att börja från ett vitt papper och designa upp ett flöde.

Fråga gärna leverantören om vilka företag de har som kunder idag, med liknande flöden som ni själva. Säkerställ att merparten av ert flöde täcks av standardkomponenter i WMS:et. Tänk på att allt som är standard är mer kostnadseffektivt, åtminstone i det korta perspektivet.

Vi hoppas att den här guiden ger dig som funderar på att investera i ett WMS en första inblick i vad du bör tänka på. Du är varmt välkommen att kontakta oss på Unifaun för diskussion kring WMS eller annat som rör din hantering av leveranser. Läs gärna mer om WMS hos våra partners:

Ongoing-warehouse

Apport Systems

______________________________________________________________________________________________

RIKARD JONSSON, SPECIALIST SALES PÅ UNIFAUN